U1Aplicación de la fase mecánica o estructural del
proceso administrativo.
R.A. 1.1 Realiza
la planeación de acuerdo con las necesidades específicas de las organizaciones
y con los elementos establecidos aplicando sus etapas.
C. Planeación en una empresa:
El Proceso Administrativo
Conozca cuáles son los
elementos, las etapas y el ciclo del Proceso Administrativo, como
principal fuente de éxito del Administrador.
Recopila
Yolanda Patricia Díaz Sosa
¿Qué es la Administración?
Administración es el acto de
administrar, planificar, controlar y dirigir los diversos recursos con los que
cuenta una persona, empresa, negocio u organización, con el fin de alcanzar una
serie de objetivos.
La administración es una ciencia social que
estudia las organizaciones, privadas y públicas, y las diversas estrategias de
planificación, coordinación, control y dirección que se aplican en la gestión
de recursos destinados para la optimización del funcionamiento de éstas y
garantizar el alcance de las metas propuestas.
La forma como las organizaciones se
administran o se gestionan determinará si van a conseguir utilizar con eficacia
sus recursos para lograr los objetivos propuestos. Por eso, el papel del
administrador tiene un fuerte impacto en el rendimiento de las organizaciones.
En este sentido, la
administración abarca el uso adecuado y eficiente de los
recursos humanos, financieros, técnicos, materiales, cognitivos y
sistemáticos de los que se vale una organización o empresa para la obtención de
mayores beneficios.
De allí que los estudios de administración
sean interdisciplinarios y se relacionen con otras áreas que también
intervienen en la acción de administrar una empresa u organización, por ello
involucra conocimientos sobre economía, estadística, contabilidad, marketing y
derecho, entre otros.
Algunas ciencias que se consideran
administrativas son, por ejemplo, la mercadotecnia o administración comercial,
que estudia el comportamiento de los consumidores en el mercado, y la
contabilidad o administración financiera, que brinda información útil para la
toma de decisiones económicas.
Por tanto, el administrador tiene un amplio
conocimiento para trabajar en diversas áreas, tales como, marketing y
publicidad, negocios internacionales o comercio exterior, sistemas de
información, gestión ambiental, logística o Tercer sector, entre otros.
Por otra parte, el término administración
puede variar según el sentido en que se emplee, aunque la finalidad sea
básicamente la misma, estudiar las estructuras internas que gestionan los
recursos de las organizaciones y su productividad.
Por ejemplo, se puede referir tanto a una
autoridad pública como al comité directivo de una empresa privada.
La palabra administración deriva del
latín administratio, que significa 'dirección', 'gestión' o 'gerencia',
que se forma del prefijo ad-, que significa 'dirección', y del
vocablo minister, que significa 'obediencia', 'al servicio de'.
De esta forma, la palabra administración se
refiere al funcionamiento, la estructura y al rendimiento de las empresas u
organizaciones que están al servicio de otros.
La Administración es un arte cuando
interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza
conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina
Ciencia.
Las técnicas son esencialmente formas de
hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor
eficacia y eficiencia.
Áreas
de la administración de empresas
La administración de empresas se desarrolla
en todas las empresas privadas que tienen fines comerciales, pero de igual
manera se puede aplicar a todo tipo de organizaciones o instituciones, bien
sean cooperativas, públicas e incluso a proyectos individuales.
Los prototipos de administración de
empresas se distinguen según el área funcional de la empresa propiamente dicha.
Distinguiéndose así:
·
Administración financiera: Encargada del estudio y
maximización de las finanzas corporativas.
·
Administración comercial: Encargada del
análisis del trabajo del marketing y la eficiencia del mimo al penetrar los
mercados.
·
Administración operativa: Encargada del
proceso productivo y de la administración de los recursos humanos, enfocada en la contratación, disposición y capacitación del personal.
· Elementos de la administración de empresas
La planificación
·
Basada en la visión de la junta directiva,
convertida en la misión de la empresa. Incluye tácticas
y estrategias,
características de la misma.
·
Estos planes estratégicos pueden ser
de corto
o de largo plazo según las necesidades específicas y el nivel de
incertidumbre existente debido a la realidad socioeconómica.
Organización
·
Se atribuyen funciones y tareas a cada
miembro de la empresa, estableciendo la secuencia temporal que deben seguir
dichas actividades para alcanzar una adecuada coordinación.
·
Se recurre a la creación de organigramas para visualizar
gráficamente el sistema
de jerarquías y
funciones de los integrantes de la empresa, así lograr la utilización
eficiente de los recursos humanos.
Dirección
·
Amerita de la capacidad de liderazgo del jefe sobre el
personal subalterno de la empresa, el mismo puede llegar a implicar diferentes
signos de influencia, que accedan a mejoras en el trabajo
de equipo a
la hora de resolver eficientemente cualquier conflicto.
Control
·
Es la medición
del desempeño de
la empresa mediante la comparación de los objetivos y metas propuestas con los
alcanzados, a fin de detectar las fallas en los aspectos previos a este
control, es decir en la planificación, la organización y la dirección para
luego corregirlas.
Objetivos
de la administración de empresas
·
La administración de empresas es aquella labor
que desarrolla y aplica conocimientos referentes a la planeación, la
organización, dirección
y el control de
una empresa y cuyos objetivos van en la misma dirección de las metas y los
propósitos de la institución o empresa.
·
El administrador debe contar con la
capacidad para tomar
decisiones que
coloquen efectivamente a la empresa en el camino adecuado para alcanzar sus
objetivos y metas planteadas. Teniendo en cuenta la utilización eficaz de los
recursos con los que cuenta la empresa para alcanzar los mismos. Además, haciendo uso de herramientas como la innovación,
la competitividad y la concepción de valor bien sean económico o social para el cliente y para
sus partes relacionadas.
Los
objetivos básicos de la administración de empresas son:
·
Alcanzar de la forma más eficiente y eficaz
todos los objetivos propuestos por la empresa u organismo social.
·
Entendiendo que la eficacia, es cuando la
empresa alcanza sus metas y la eficiencia es cuando la empresa alcanza sus
objetivos y metas haciendo uso del mínimo de sus recursos.
·
Permitir a la empresa gozar de una
perspectiva bastante amplia del entorno en el cual se desarrolla.
·
Asegurar la producción o la prestación de
servicios por parte de la empresa para que sus clientes estén satisfecho con la
atención.
·
Cualquier objetivo administrativo, es una
meta que se busca alcanzar, que establece un ámbito definido y requiere del
esfuerzo de dirección y planeación de un gerente.
El ambiente de la meta que se busca, está
contenido en la declaración de los límites restrictivos y prescritos que se
deben observar. Al mismo tiempo un objetivo implica un carácter definitivo.
Los propósitos señalados no deben ser vagos
o con doble significado, ya que obtienen poco o ningún valor administrativo,
por el hecho de estar sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el
resultado es confuso.
La dirección proporciona las bases
apropiadas para que se alcancen los objetivos. Los objetivos inapropiados
pueden aplazar el éxito de la administración y asfixiar las operaciones en la
organización.
La administración por resultados enfatiza
el alcance de los resultados y el logro de los objetivos, en lugar de las actividades
y también aporta importancia para el proceder humano a través de la
satisfacción de las necesidades mediante los esfuerzos del trabajo.
Tipos y clasificación de objetivos
Es común que en toda empresa haya muchos
objetivos, pero gran parte de estos suelen ser comunes en toda organización,
por ejemplo:
·
Ofrecer un servicio de calidad.
·
Superar a la competencia, buscando las
diferentes herramientas que lo permitan.
·
Crecer como empresa.
·
Incrementar las utilidades, disminuyendo
costos y aumentando ventas.
·
Proveer bienestar y determinado desarrollo
personal y profesional a los empleados.
·
Mantener las operaciones y la adecuada
estructura organizacional.
Estas a su vez, sugieren áreas claves para
las cuales son capaces de derivarse sub-objetivos, de acuerdo al grado de
realización, pueden ser:
·
La rentabilidad.
·
La posición en el mercado.
·
La productividad.
·
El Liderazgo del producto.
·
El Desarrollo personal.
·
Actitudes del empleado.
·
Responsabilidad pública.
·
Equilibrio entre planes a corto y largo
plazo.
A partir de estos conceptos nace el Proceso
Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol
definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y
Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y
neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como
núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y
Controlar.
Autores como Urwick define el proceso
administrativo como las funciones del administrador, con siete (7)
elementos que se detallan a continuación:
1. Investigación
2. Planificación
3. Coordinación
4. Control
5. Previsión
6. Organización
7. Comando
Koontz y O´Donnell define
el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:
1. Planificación
2. Designación de Personal
3. Control
4. Organización
5. Dirección
Miner define el Proceso
Administrativo con cinco (5) elementos:
1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Coordinación
5. Control
La Administración es la principal actividad
que marca una diferencia en el grado que las Organizaciones le sirven a las
personas que afectan.
El éxito que puede tener la Organización al
alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales
depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente
su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se
puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los
gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo,
logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras
Organizaciones.
I. Chiavenato en su libro Fundamentos de
Administración, organiza el Proceso Administrativo de la
siguiente manera.
Las Funciones del Administrador, como un
proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:
El Desempeño de las funciones constituye el
llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:
Las funciones del administrador, es decir
el proceso administrativo no solo conforman una
secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica,
por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico,
dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
Las funciones Administrativas en un enfoque
sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran
aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y
Control, son solo funciones administrativas, cuando se
consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar)
en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.
Fuente:
Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.
Según el libro Administración una
perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las
funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y
Control que conforman el Proceso Administrativo cuando
se las considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos
elementos se aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas,
filantrópicas y militares.
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